La plupart des gens se renseignent avant de s'inscrire. Demandes / Prospects garde ces échanges au même endroit, pour qu'une question posée sur WhatsApp en octobre ne soit pas oubliée quand le groupe ouvre en décembre.
D'où viennent les demandes
- De vos pages d'inscription. Un visiteur qui n'est pas prêt à s'inscrire peut laisser une question ; elle arrive ici avec le groupe qu'il consultait.
- À la main. Ajoutez les personnes qui appellent, écrivent ou passent à l'agence, avec la source par laquelle elles sont venues.
- Depuis une liste. Importer un fichier Excel reprend un tableau de contacts que vous avez déjà ; téléchargez d'abord le modèle pour que les colonnes correspondent.
Relancer
Chaque demande a un statut — Nouveau, Prise de contact, Qualifié, Converti ou Perdu —, une priorité, le collègue indiqué sous Attribué à, le groupe ou le forfait demandé et une date sous Relancer le. La liste se filtre sur chacun d'eux.
Après chaque appel ou message, utilisez Noter un contact (la bulle sur la ligne, ou sur une carte du tableau). Indiquez comment vous avez été en contact, écrivez ce qui a été dit, faites passer la demande à l'étape suivante et choisissez quand la relancer : demain, dans trois jours, dans une semaine ou à la date de votre choix. Chaque note rejoint l'Historique de la demande avec la date et le nom du collègue ; toute l'équipe voit ainsi où en est l'échange. Une nouvelle demande restée un jour sans réponse est marquée Pas encore contacté.
Pour écrire à quelqu'un, utilisez Contacter (l'avion en papier). Il propose le canal qui correspond à la manière dont la personne est arrivée — e-mail pour le site et l'e-mail, WhatsApp pour les réseaux sociaux, les appels et les visites à l'agence — et le message est déjà rédigé, dans sa langue : un remerciement, le voyage demandé avec ses dates et son prix, et le lien vers sa page d'inscription (ou vers la page de votre agence). Relisez-le, modifiez ce que vous voulez, puis envoyez : l'e-mail et le SMS partent depuis Ziyara et coûtent des crédits comme tout message, WhatsApp s'ouvre avec le texte. Le contact s'inscrit seul dans l'historique, et quand la personne s'inscrit par le lien, la demande passe en Converti et renvoie au nouveau pèlerin. Pour écrire à plusieurs à la fois — par exemple à tous ceux qui ont demandé le groupe du Ramadan —, filtrez la liste, cochez-les et utilisez Écrire aux sélectionnés ; {first_name} et {link} sont remplis pour chacun.
Où en sont vos demandes
Au-dessus de la liste, la carte des demandes montre les demandes ouvertes par étape, celles qu'il faut relancer et celles que personne n'a encore contactées ; chaque ligne ouvre exactement ces demandes. À côté, Demandes par source montre d'où viennent vos demandes et combien sont devenues des pèlerins — le moyen le plus rapide de voir quel canal vous amène des voyageurs et lequel n'amène que des questions. Un clic sur une barre ouvre les demandes correspondantes. Les deux peuvent aussi s'afficher sur le tableau de bord via Configurer le tableau de bord.
Passez en Vue en tableau pour voir les statuts en colonnes et faire glisser une carte de l'une à l'autre à mesure que l'échange avance. Un clic sur un nom ouvre la demande avec son historique, Nouvelle demande en ajoute une et Seulement les miennes garde celles qui vous sont attribuées. Depuis une ligne, vous écrivez directement à la personne par e-mail ou WhatsApp.
Convertir une demande en pèlerin
Quand quelqu'un décide de partir, utilisez Convertir en pèlerin. Choisissez le groupe et, si le groupe a des forfaits, le forfait — c'est lui qui donne au pèlerin un prix et un solde. Le sexe et le numéro de passeport peuvent être ajoutés tout de suite ou plus tard sur la page du pèlerin. Si le groupe est déjà complet, le formulaire le signale ; la conversion ajoute tout de même le pèlerin. La demande n'est marquée Converti qu'une fois le pèlerin enregistré : un formulaire abandonné ne fait donc pas perdre le prospect.
Dans la vue en tableau, déposer une carte sur Converti ouvre le même formulaire.
Les demandes ne sont pas des contacts
Contacts est une page à part : le répertoire de votre agence, avec ambassades, hôpitaux, hôtels, fournisseurs et chauffeurs. Les personnes qui se sont renseignées vont sous Demandes / Prospects, et celles qui voyagent avec vous sous Pèlerins.