أغلب الناس يسألون قبل أن يسجّلوا. المعتمرين المحتملون يحفظ هذه المحادثات في مكان واحد، حتى لا يُنسى سؤال وصل عبر واتساب في أكتوبر حين تُفتح المجموعة في ديسمبر.
من أين تأتي الاستفسارات
- من صفحات التسجيل. الزائر غير المستعد للتسجيل يستطيع ترك سؤال؛ فيصل هنا مع المجموعة التي كان يتصفحها.
- يدويًا. أضف من يتصل أو يكتب أو يزور المكتب، مع المصدر الذي جاء منه.
- من قائمة. استيراد Excel يُدخل جدول جهات لديك من قبل؛ نزّل القالب أولًا لتتطابق الأعمدة.
تابع
لكل استفسار حالة — جديد أو الاتصال أو مؤهل أو محول أو مفقود — وأولوية، وزميل في حقل معين إلى، والمجموعة أو الباقة التي سأل عنها، وتاريخ المتابعة. ويمكن تصفية القائمة بأي منها.
بعد كل مكالمة أو رسالة استخدم تسجيل تواصل (فقاعة الحديث في السطر أو على البطاقة في اللوحة). اختر وسيلة التواصل، واكتب ما قيل، وانقل الاستفسار إلى مرحلته التالية، واختر موعد معاودة التواصل: غدًا، أو بعد ثلاثة أيام، أو بعد أسبوع، أو في تاريخ تختاره. يدخل كل تسجيل في السجل الخاص بالاستفسار مع التاريخ واسم الزميل، فيرى كل من في الفريق أين وصل الحديث. والاستفسار الجديد الذي لم يتواصل معه أحد منذ يوم يظهر بعلامة لم يُتواصل معه بعد.
للكتابة إلى أحدهم استخدم تواصل (الطائرة الورقية). يقترح القناة التي تناسب طريقة وصوله — البريد لمن جاء عبر الموقع أو البريد، وواتساب لمن جاء من وسائل التواصل أو الهاتف أو زار المكتب — والرسالة مكتوبة مسبقًا بلغته: شكر، والرحلة التي سأل عنها بمواعيدها وسعرها، ورابط صفحة التسجيل فيها (أو صفحة وكالتك). راجعها وغيّر ما تشاء ثم أرسلها: البريد والرسائل النصية تُرسل من Ziyara وتستهلك الرصيد كأي رسالة، وواتساب يُفتح والنص فيه. ويُسجَّل التواصل في السجل تلقائيًا، وحين يسجّل الشخص عبر الرابط يصبح الاستفسار محول ويرتبط بالمعتمر الجديد. وللكتابة إلى كثيرين دفعة واحدة — كل من سأل عن مجموعة رمضان مثلًا — صفِّ القائمة وحدّدهم واستخدم الكتابة إلى المحدَّدين؛ وتُملأ {first_name} و{link} لكل واحد منهم.
كيف تسير طلباتك
فوق القائمة تعرض بطاقة الطلبات الاستفسارات المفتوحة حسب المرحلة، وعدد ما حان موعد متابعته، وعدد ما لم يُتواصل معه بعد؛ وكل سطر يفتح تلك الاستفسارات تحديدًا. وإلى جانبها يبيّن الطلبات حسب المصدر من أين جاءت الاستفسارات وكم منها صار أصحابها معتمرين — وهي أسرع طريقة لمعرفة أي قنواتك تأتي بالمسافرين وأيها لا يأتي إلا بالأسئلة. والنقر على شريط يفتح الاستفسارات التي خلفه. ويمكن عرض الاثنين في لوحة التحكم أيضًا عبر تكوين لوحة التحكم.
انتقل إلى عرض اللوحة لترى الحالات أعمدةً وتسحب البطاقة من عمود إلى التالي كلما تقدّمت المحادثة. والنقر على الاسم يفتح الاستفسار مع سجله، وطلب جديد يضيف استفسارًا، وطلباتي فقط يُبقي الاستفسارات المسندة إليك. ومن السطر تستطيع مراسلة الشخص مباشرة بالبريد الإلكتروني أو واتساب.
حوّل الاستفسار إلى معتمر
حين يقرر أحدهم السفر استخدم تحويل إلى معتمر. اختر المجموعة، والباقة إن كانت للمجموعة باقات — فالباقة هي ما يعطي المعتمر سعرًا ومبلغًا مستحقًا. ويمكن إضافة الجنس ورقم الجواز الآن أو لاحقًا في صفحة المعتمر. وإن كانت المجموعة ممتلئة يذكر النموذج ذلك، ويُضاف المعتمر رغم ذلك. ولا يُعلَّم الاستفسار محول إلا بعد حفظ المعتمر، فالنموذج الذي يُلغى لا يُضيع العميل المحتمل.
وفي اللوحة، إفلات البطاقة على محول يفتح النموذج نفسه.
الاستفسارات ليست جهات اتصال
دليل الاتصال صفحة مستقلة: دفتر هاتف وكالتك للسفارات والمستشفيات والفنادق والمورّدين والسائقين. من سأل عن رحلة مكانه المعتمرين المحتملون، ومن يسافر معك مكانه المعتمرون.